Ideaal bestaat niet…

Ideaal is een synoniem van perfect. En van perfectionisme weten we al lang dat het niet bestaat. Dus een ideaal project = een perfect project = onbestaand?

Als we echt eerlijk zijn, is er in elk project wel iets dat soms een beetje en soms, veel beter kan. Laten we er dus vanuit gaan dat het perfecte project niet bestaat. Sommige projecten komen echter zo dicht in de buurt dat het wel heel erg lijkt op perfectie. Andere projecten, wel … die komen (n)ergens in de buurt.

Maar waarom lopen sommige projecten beter dan andere?

Je kan er niet altijd de vinger opleggen waarom een project fout loopt. Regelmatig merken we dat de methodologie kop van jut is. De verkeerde aanpak voor dit soort projecten en dat is soms een zeer geldige reden. In sommige omgevingen gedijt agile net iets beter dan in andere.

Maar er kan net zo goed een andere reden zijn waarom een project beter loopt dan een ander. Er is echter één reden dat er voor zorgt dat projecten altijd een stuk aangenamer en vlotter verlopen. Verschillende projecten, verschillende omgevingen en methodologieën en zelfs verschillende industrieën en toch is er een gemeenschappelijke factor. Wat die factor is kom je hieronder te weten…

Zonder “de ziel” kan je project niet overleven!

Wat is dat nu, de ziel van je project? Dat is voor mij het team. Zonder team heeft je project geen kans. En daarom is dat team nu net dé bepalende factor die zo belangrijk is voor het slagen van je project.

Definitie: “Een team is een groep van mensen die meer presteren dan de som van de individuen.”

Wat heb je nodig om een team te vormen?

Een team krijg je niet zomaar, daar moet aan gesleuteld worden, zowel door de projectmanager als door de teamleden zelf.

Vertrouwen

Voor mij is vertrouwen de basis van een team. Als je als projectmanager vertrouwen geeft aan jouw team en de teamleden geven elkaar vertrouwen, dan is de basis gelegd. Belangrijk hier is dat vertrouwen het tegenovergestelde is van controle. Geef je teamleden van in het begin vertrouwen. Dit vertrouwen kan alleen geschaad worden door de acties van het teamlid zelf.

Ego

In een team waar er sprake is van vertrouwen is geen plaats voor ego’s. Het team gaat samen voor hetzelfde doel. Iedereen kent wel de stelling: ‘There is no I in team’. Dat is een stelling waar ik 100% achter sta. Hoe waar dit ook is, het is niet altijd eenvoudig voor elk teamlid om dit ego los te laten. Er is trouwens ook geen plaats voor het ego van de projectmanager. De functie van de projectmanager is het team faciliteren zodat ze niet afgeleid worden door administratieve of andere zaken. Als projectmanager sta jij ten dienste van het team, niet andersom. Dat is iets wat het team heel snel doorheeft.

Veilige omgeving

Het team moet in een veilige omgeving kunnen functioneren. Dat betekent concreet dat het team of de individuele leden nooit mogen afgerekend of beïnvloed worden door stakeholders buiten het team. Daar moet jij als projectmanager je rol spelen en het team afschermen. Het team afschermen en een veilige omgeving bieden is één van de allerbelangrijkste taken die je als projectmanager hebt.

Methodologie

Je ziet dat in deze punten de methodologie niet naar boven komt. Dat wil niet zeggen dat een methodologie in het project niet belangrijk is. Integendeel, het is juist heel belangrijk, maar ook weer totaal irrelevant als de vorige drie punten niet in orde zijn. Wat de methodologie toevoegt, is een houvast, structuur en overzicht. En ook daar heb ik veel projecten zien fout lopen, omdat het team te weinig structuur heeft, niet weet waar het project naartoe gaat en geen overzicht heeft van wat er te doen staat.

Zeker in een iteratieve omgeving ligt de focus vaak op waar op dat moment aan gewerkt wordt. Het is echter belangrijk dat ook dan het overzicht in beeld blijft. Daar komt de methodologie die je gebruikt van pas. Of dit nu eerder waterval is of eerder agile, dat is echt niet belangrijk. Ik heb de magie van een team al in beide omgevingen gezien.

Ga voor een vlotte teamwerking

Alle andere aspecten van projectmanagement waar we het hier niet over gehad hebben, zijn alleen maar belangrijk als je een team hebt. Ze worden echt leuk op het moment dat je team ook echt als een team gaat functioneren.

En jij als projectmanager plukt daarvan mee de vruchten. Jij kan dan over meer vooruitgang rapporteren. Je business zal tevreden zijn, het management zal tevreden zijn en jij kan elke avond naar huis gaan met een gerust gemoed.

Het is dus zeker niet overdreven om te zeggen dat je team het goud is in je project.

… En van zodra die groep van individuen begint te functioneren als een team, gebeurt er iets heel mooi in je project.

Peter Willekens